Тайм-менеджмент: Как эффективно распоряжаться своим временем
Проблема хронической нехватки времени беспокоит любую работающую женщину. Почему порой приходится допоздна засиживаться над заданием шефа, отложив свидание, встречу с подругой или поход с ребенком в кино? Вам кажется, что жить иначе не получится? Вы ошибаетесь! Достаточно просто научиться управлять своим временем, говорят психологи.
Вспомните, как часто вы говорите кому-то по телефону: «Знаешь, извини, но встретиться сегодня не получится. Страшно занята!» Если такие ситуации происходят все чаще и чаще, то дело не в вашей занятости - это лишь следствие того, что вы не умеете планировать свое время.
Итак, если у вас периодически возникают запарки, для начала возьмите за правило составлять список дел за неделю или за день вперед. Причем поделите все задачи на первоочередные и второстепенные.
Скажем, если начальник велел к вечеру сдать отчет, это первоочередная задача. За нее и возьмитесь в самом начале. А проект, который вам сдавать только через две-три недели, лучше отложить... Одним словом, распределите задачи по срокам: у какой срок подходит раньше, той и занимайтесь в первую очередь.
Ведите ежедневник. Не исключено, что, держа какие-то дела в голове, вы можете попросту о них забыть. Если же вы будете регулярно просматривать свои записи, то от вас уже ничто не ускользнет. Можно также воспользоваться компьютерной или мобильной «напоминалкой». Записывать стоит даже мелочи - допустим, что ровно в 18.00 вы должны позвонить тете Глаше. Иначе тетя Глаша будет потом донимать вас звонками в самый неурочный момент...
Оптимизируйте те дела, которыми вам приходится заниматься регулярно. Разработайте для них постоянный алгоритм. Допустим, пока делаете уборку по дому, пусть в машине стирается белье. Возьмите за правило делать два дела сразу, одно из которых не требует особого присмотра. Алгоритмы можно применить и к работе. Если в одном случае определенная последовательность действий помогла вам эффективно и в короткий срок выполнить задание, то, скорее всего, этот метод сработает и в дальнейшем.
Оптимизируйте свое рабочее время. Многие не успевают вовремя выполнить работу из-за того, что много времени тратят на разговоры с коллегами, кофе и перекуры. Конечно, этого в принципе никто не запрещает, но вспомните, что потом вам придется засиживаться в офисе - работа-то от вас никуда не денется! Поэтому по возможности минимизируйте «внеслужебные» моменты, по крайней мере, в ситуации, когда вы завалены работой.
Многие начинают свой рабочий день с просмотра электронной почты и новостей в Интернете. Если работа у вас, как говорится, не бей лежачего, то ничего страшного в этом нет. Но, как показывает практика, «плавание» по Сети может растянуться на полдня. Поэтому постарайтесь сначала выловить из почты и прочей информации то, что может пригодиться вам для работы. А остальное прочитаете в нерабочее время!
Очень важно и уметь сортировать почту, отделяя те письма, которые требуют немедленного ответа, те, на которые можно ответить позднее и, наконец, те, на которые можно вовсе не отвечать. Думаете, зачем все начальники заводят секретарей?
Не говорите долго по телефону. Иногда мы терпим долгие рассказы собеседника о своих проблемах, стесняясь сказать ему, что сейчас слишком заняты. А потом опять будете переживать, что ничего не успеваете! Идеальный телефонный разговор длится три минуты. Если он затягивается, то лучше договориться о личной встрече или пообщаться, скажем, по «аське». И, разумеется, в первую очередь следует общаться с «нужными» людьми - скажем, клиентами, а подруге можно перезвонить и потом, в свободное время.
Не стоит обещать кому-то, что вы встретитесь или позвоните ему, если не уверены, что сможете это сделать в ближайшее время. Честно скажите, что не знаете, когда сможете пообщаться с человеком. Это лучше, чем назначать встречу, а потом откладывать ее. Либо, назначив встречу, постарайтесь отменить все остальные дела. Помните, что, отказавшись от встречи в последний момент, вы нарушаете и чужие планы.
Не следует брать на себя непосильные нагрузки. Иногда мы соглашаемся взвалить на себя какое-то дело, чтобы угодить начальству или друзьям. Но если дело не будет выполнено в срок, или от этого пострадают другие, более серьезные, задачи, хорошо никому не будет. Поэтому, если не уверены, что справитесь - не беритесь!
Если времени все равно катастрофически не хватает, попробуйте проанализировать хотя бы один ваш день - и вы наверняка поймете, почему ничего не успеваете!
Читайте также:
Тайм-менеджмент: приручи время
Время рождения надо учитывать
